Incoterm EXW (Ex Works) – Guide complet Incoterms® 2020

Q: Dans quels cas l'EXW est-il conseillé ou au contraire à éviter ?

EXW est conseillé pour des ventes nationales ou de proximité, et pour des exportations intra-groupe. Il est à éviter pour la plupart des ventes internationales à des tiers car cela cause des retards et complications.

Q: Quelles alternatives à EXW existent si on veut limiter les obligations du vendeur tout en sécurisant l'exportation ?

L'alternative souvent recommandée est FCA (Free Carrier) où le vendeur accepte de dédouaner la marchandise à l'export et de la remettre au transporteur. FOB est une autre option pour les expéditions maritimes.

Q: EXW est-il moins cher que les autres Incoterms pour l'acheteur ?

Un prix EXW sera plus bas car il n'inclut aucun service logistique, mais l'acheteur devra supporter tous les coûts de transport, assurance et douanes. Les dépenses totales peuvent être supérieures à une offre vendeur en condition livrée.

Introduction

L'Incoterm EXW (Ex Works ou « à l'usine » en français) est l'une des 11 règles Incoterms® 2020 définies par la Chambre de Commerce Internationale (CCI). C'est un terme commercial qui place la responsabilité minimale sur le vendeur et transfère au contraire l'essentiel des obligations et coûts à l'acheteur. Concrètement, sous EXW, le vendeur met simplement la marchandise à disposition de l'acheteur dans ses locaux (ou un lieu convenu), et c'est à l'acheteur de se charger du reste du transport et des formalités. Cet Incoterm est applicable pour tout type de transport (route, air, mer, etc.), ce qui le rend multimodal et potentiellement utilisable dans de nombreuses situations.

Intuitivement, EXW peut séduire les fournisseurs car il semble simple : le vendeur n'organise ni transport ni douane, ce qui limite son implication. De nombreux vendeurs PME y voient un moyen d'éviter les complications logistiques et douanières. Cependant, l'EXW n'est pas pour autant exempt de risques ou d'inconvénients, surtout dans un contexte international.

Nous verrons dans ce guide complet que si cet Incoterm convient bien à certaines situations (notamment locales), il doit être manié avec prudence pour l'exportation. Tout au long de cet article, nous expliquerons le fonctionnement de EXW, ses risques, les obligations précises de chaque partie, les erreurs courantes à éviter et les bonnes pratiques à adopter. Des exemples concrets viendront illustrer pourquoi EXW peut s'avérer problématique à l'international et quelles alternatives privilégier le cas échéant pour sécuriser vos transactions.

Principes de fonctionnement EXW

EXW signifie que le vendeur a rempli son obligation de livraison lorsqu'il place la marchandise à la disposition de l'acheteur au lieu convenu, non chargée sur un véhicule. En d'autres termes, la vente est conclue « départ entrepôt du vendeur » : le vendeur prépare et présente le colis prêt à être enlevé, et c'est tout. La livraison au sens du contrat de vente a lieu à cet instant et endroit précis. À partir de là, tous les frais et risques sont à la charge de l'acheteur. Quelques principes clés définissent le fonctionnement de EXW :

Point de livraison et transfert des risques : Le transfert de risque du vendeur vers l'acheteur s'opère dès que la marchandise est mise à disposition de l'acheteur, au point convenu. Il est fortement recommandé aux parties de spécifier clairement le lieu exact de mise à disposition (par exemple une adresse précise, voire un point de chargement particulier dans l'usine) afin d'éviter toute ambiguïté. Si le point n'est pas précisé, le vendeur peut choisir l'endroit qui l'arrange le mieux dans le lieu nommé, ce qui pourrait désavantager l'acheteur. Une localisation précise permet de savoir exactement quand la marchandise est considérée comme livrée et à quel moment le risque est transféré.

Absence d'obligation de chargement : Le vendeur n'a pas l'obligation contractuelle de charger la marchandise sur le véhicule de l'acheteur. En EXW pur, « mise à disposition » signifie que les biens sont prêts à être pris en charge, mais pas nécessairement chargés. Si le vendeur accepte de contribuer au chargement, ce sera une entente séparée ou une courtoisie, et non une exigence de l'Incoterm. Par défaut, l'acheteur doit donc organiser et effectuer le chargement par ses propres moyens.

Formalités d'exportation : Dans une vente internationale sous EXW, le vendeur n'a aucune obligation de dédouanement export. Toute démarche d'exportation (licences, déclarations douanières, etc.) relève de l'acheteur. Cela signifie que la marchandise est fournie sans être déclarée à l'export par le vendeur. Ce point est crucial : contrairement à la plupart des autres Incoterms, ici l'exportation n'est pas gérée par le vendeur. En pratique, le vendeur doit tout de même, à la demande de l'acheteur et à ses frais, fournir toute assistance ou documents nécessaires dont il dispose pour aider l'acheteur à exporter (par exemple, documents techniques, informations requises pour la douane). Mais la responsabilité légale et le coût du dédouanement incombent à l'acheteur.

Incoterm multimodal et flexible sur le transport : EXW peut s'utiliser pour tous modes de transport (route, ferroviaire, maritime, aérien ou combinés). L'acheteur est libre de choisir comment il va acheminer la marchandise depuis le point de départ. Le vendeur, lui, n'a pas à conclure de contrat de transport principal : c'est à l'acheteur d'organiser l'enlèvement et l'acheminement des marchandises depuis l'usine du vendeur jusqu'à la destination finale. De même, aucune obligation n'est faite au vendeur de souscrire une assurance transport pour le trajet, ce sera à l'acheteur d'y veiller s'il le souhaite pour couvrir les risques une fois qu'il a la charge des biens.

En résumé, EXW se caractérise par un engagement minimal du vendeur : fournir des marchandises conformes, correctement emballées et les mettre à disposition à l'endroit convenu. Tout ce qui suit (chargement, transport, assurance, exportation, importation…) est du ressort de l'acheteur. Ce principe fait de EXW l'Incoterm le plus simple du point de vue du vendeur, souvent résumé par « disponible départ usine ». Mais cette simplicité apparente cache des contingences importantes pour l'acheteur – et des pièges potentiels pour le vendeur – que nous allons détailler dans la section suivante sur les risques.

Risques liés à EXW

EXW est souvent perçu comme confortable pour le vendeur, mais il comporte en réalité d'importants risques et inconvénients, surtout dès qu'il s'agit d'une expédition internationale. Voici les principaux points de vigilance :

Attention : L'incoterm EXW, en imposant le minimum au vendeur, transfère de lourdes responsabilités sur l'acheteur. Il est donc généralement déconseillé de l'utiliser pour des exportations hors du pays du vendeur. En cas de vente internationale, envisagez plutôt une alternative comme l'incoterm FCA qui répartit mieux les obligations (notamment le dédouanement export et le chargement) entre vendeur et acheteur.

Inadapté à l'exportation / dépendance vis-à-vis de l'acheteur : EXW est par nature peu adapté aux transactions internationales. Puisque le vendeur ne gère ni transport ni formalités export, il dépend entièrement de l'acheteur pour l'expédition. Le vendeur n'a aucune visibilité ni contrôle sur la manière dont l'acheteur (ou son transporteur) va effectuer l'exportation et le transport. Par exemple, le vendeur ne choisit pas le transitaire, ne contrôle pas le dépôt des déclarations en douane, et n'a aucun pouvoir pour accélérer ou corriger le processus en cas d'imprévu. Cette perte de maîtrise peut être préjudiciable : si l'acheteur rencontre des difficultés (retards, erreurs douanières, etc.), la marchandise reste bloquée alors même que le vendeur n'a plus officiellement la main, ce qui peut affecter la relation commerciale. En somme, le vendeur se met à la merci de l'acheteur pour toute la phase post-usine, un pari risqué lorsque l'acheteur est étranger et soumis à des réglementations que le vendeur connaît mal.

Risques lors du chargement : Bien que le contrat EXW n'oblige pas le vendeur à charger la marchandise, en pratique, c'est souvent le personnel et les équipements du vendeur qui procèdent au chargement sur le camion (par exemple avec le chariot élévateur du quai du vendeur). Pourquoi ? Parce que l'acheteur ou son transporteur n'a pas toujours les moyens matériels ou l'autorisation d'opérer sur le site du vendeur. Cependant, si un incident ou un dommage survient pendant ce chargement effectué par le vendeur, la situation devient délicate. Théoriquement, selon EXW, le risque a déjà été transféré à l'acheteur au moment où la marchandise était « mise à disposition » (avant le chargement). Donc toute casse pendant le chargement serait juridiquement à la charge de l'acheteur. Mais d'un point de vue commercial, il est intenable pour un vendeur de dire à son client : « Votre marchandise a été détruite en la chargeant chez moi, ce n'est pas mon problème ». Le vendeur voudra souvent accommoder le client pour ne pas le perdre, et peut-être offrir le remplacement des biens endommagés. Or, l'assureur du vendeur pourrait refuser d'indemniser ce sinistre, considérant que le vendeur n'avait pas à effectuer le chargement sous EXW. Ce flou sur la responsabilité pendant le chargement crée un risque de litige ou de perte financière. La meilleure parade consiste à clarifier à l'avance qui assume le risque du chargement, voire à opter pour un autre Incoterm (par exemple FCA, où le vendeur est contractuellement responsable du chargement à ses locaux, donc couvert en cas d'incident).

Preuve d'exportation et TVA : Un autre risque majeur pour le vendeur sous EXW concerne la preuve de sortie du territoire en cas d'exportation. Puisque c'est l'acheteur qui réalise les formalités export, le vendeur n'est pas partie prenante à la déclaration en douane export. Dans l'Union européenne, pour vendre hors TVA (exportations hors UE ou livraisons intracommunautaires exonérées), le vendeur doit prouver que les marchandises ont quitté le pays. Typiquement, cela se fait via le document douanier de sortie (par exemple le DAU – Document Administratif Unique – visé par la douane). Sous EXW, le vendeur doit attendre que l'acheteur lui fournisse ces justificatifs d'exportation. Si l'acheteur tarde ou ne le fait pas, le vendeur se retrouve sans preuve officielle d'export. Il risque alors de devoir acquitter la TVA sur la vente, voire de subir un redressement fiscal. Des cas de fraude existent où un acheteur peu scrupuleux fournit de faux documents de transport ou ne réalise pas réellement l'export, laissant la marchandise sur place. Le vendeur, n'ayant pas sécurisé la preuve de sortie, peut être tenu responsable et sanctionné par l'administration fiscale. En Europe, la réglementation impose désormais au vendeur exportateur de collecter certains éléments de preuve de l'expédition hors du territoire, chose ardue avec un Incoterm EXW. Ce risque fiscal est un argument de plus pour éviter EXW dans les ventes internationales, ou à minima exiger contractuellement que l'acheteur transmette rapidement les documents de dédouanement export.

Contentieux douaniers potentiels : L'acheteur étranger n'est pas forcément familier avec les règles d'exportation du pays du vendeur. S'il commet une erreur dans la déclaration d'export (code marchandises, licences manquantes, contrôle spécifique non effectué, etc.), c'est paradoxalement le vendeur (exportateur initial) qui peut être inquiété par les autorités du pays d'origine. Par exemple, si une autorisation d'exportation est requise mais non obtenue par l'acheteur, c'est le vendeur qui reste juridiquement l'exportateur et qui pourrait être sanctionné pour non-respect des contrôles à l'export (amendes, retrait de licence, etc.). En utilisant EXW, le vendeur s'expose donc à des problèmes de conformité réglementaire alors même qu'il n'effectue pas lui-même l'exportation. Ce point illustre encore pourquoi EXW est déconseillé pour l'export : un Incoterm comme FCA, où le vendeur fait le dédouanement export, lui permet de garder la maîtrise sur le respect des obligations légales d'exportation.

Risques financiers et de paiement : Le choix de EXW peut aussi avoir des conséquences sur le paiement, notamment en cas de crédit documentaire (lettre de crédit). Imaginons que le contrat de vente prévoie un paiement par crédit documentaire exigeant la présentation d'un connaissement maritime (B/L) ou d'une preuve d'embarquement. Sous EXW, le transport principal est organisé par l'acheteur via son transitaire, le vendeur n'a donc pas accès aux documents de transport émis par le transporteur (puisqu'il n'est pas le client de ce transporteur). Si l'acheteur ou son transitaire ne remet pas au vendeur un document conforme aux exigences de la banque, le vendeur ne pourra pas satisfaire les conditions du crédit documentaire et risque de ne pas être payé à temps. Or, le transitaire engagé par l'acheteur n'a aucune obligation contractuelle envers le vendeur, ce dernier n'a donc que peu de levier pour corriger un document manquant ou erroné. Ce risque d'un non-paiement faute de documents doit être anticipé. En pratique, il faut éviter de combiner un Incoterm EXW avec un crédit documentaire exigeant des documents de transport du parcours principal, à moins de s'être assuré que ces documents seront fournis au vendeur en bonne et due forme.

Offre commerciale moins attractive pour l'acheteur : Enfin, du point de vue purement commercial, proposer systématiquement des ventes en EXW peut rendre l'offre du vendeur moins compétitive sur les marchés internationaux. En imposant à l'acheteur de se débrouiller pour tout (transport, assurance, formalités), on peut décourager des clients qui préfèreraient un service « clé en main ». Si vos concurrents, eux, offrent des incoterms plus avantageux (par exemple FCA, CPT ou même DDP où le vendeur prend en charge davantage d'éléments), ils seront susceptibles d'emporter le marché en facilitant la vie du client. L'EXW, perçu comme trop « égoïste » en termes de partage des tâches, peut vous faire perdre des ventes. Il convient donc d'évaluer si le choix de EXW ne va pas à l'encontre de la satisfaction client et de la compétitivité de votre offre, surtout sur des marchés lointains où les acheteurs apprécient que le vendeur prenne en charge les démarches complexes.

En résumé, l'incoterm EXW, malgré sa simplicité pour le vendeur, peut générer des risques concrets : litiges en cas de dommage au chargement, complications douanières et fiscales, problèmes de paiement et impact commercial négatif. Ces risques ne signifient pas qu'EXW est à bannir totalement, mais qu'il faut l'utiliser dans les bons contextes (ventes locales, client capable) et avec des précautions. La section suivante détaille justement les obligations précises de chacune des parties sous EXW, afin de bien comprendre qui fait quoi et d'éviter les malentendus.

Obligations du vendeur et de l'acheteur

Même si EXW allège fortement les engagements du vendeur, il ne le dispense pas de certaines obligations de base. De son côté, l'acheteur hérite de la majorité des tâches. Voici un récapitulatif des obligations de chaque partie selon les Incoterms® 2020 (articles A1 à A10 pour le vendeur, et B1 à B10 pour l'acheteur) :

Obligations du vendeur

Obligations générales : Fournir la marchandise et la facture commerciale conformes au contrat de vente, ainsi que toute preuve ou document de conformité éventuellement exigé par le contrat.

Livraisons : Mettre la marchandise à disposition de l'acheteur au point convenu, à la date ou dans le délai convenu, marchandise non chargée sur le moyen de transport de collecte. Si aucun point précis n'est indiqué dans le lieu nommé, le vendeur peut choisir l'endroit qui lui convient pour la mise à disposition.

Transfert des risques : Assumer tous les risques de perte ou de dommage jusqu'au moment où la marchandise est livrée selon A2 (c'est-à-dire jusqu'à sa mise à disposition au point convenu).

Transport : Aucune obligation de conclure un contrat de transport pour l'acheminement principal. Si l'acheteur le demande, le vendeur doit cependant fournir, aux frais et risques de l'acheteur, les informations en sa possession dont l'acheteur a besoin pour organiser le transport.

Assurance : Aucune obligation de souscrire une assurance transport pour le compte de l'acheteur. Si l'acheteur le demande, le vendeur doit simplement fournir les informations disponibles qui pourraient aider l'acheteur à obtenir une assurance.

Preuve de livraison / documents de transport : Aucune obligation de fournir un document de transport (par exemple connaissement, lettre de transport). Le vendeur doit simplement fournir à l'acheteur les preuves habituelles de la livraison (par exemple, l'avis de mise à disposition, bon de livraison signé, etc.).

Formalités d'export/import : Aucune obligation d'accomplir les formalités douanières à l'exportation, au transit ou à l'importation. Toutefois, sur demande de l'acheteur, le vendeur doit fournir aide et renseignements pour l'obtention de tout document ou information requis pour ces formalités, aux frais et risques de l'acheteur. (Exemples : licences d'exportation, autorisations de transit, informations pour la déclaration douanière…).

Contrôle, emballage, marquage : Prendre en charge les frais de contrôle de qualité, mesure, pesage, comptage nécessaires pour la livraison. Emballer et marquer la marchandise de façon appropriée pour le transport, sauf si le secteur ou le produit en question se prête à une expédition en vrac sans emballage. (En pratique, le vendeur doit conditionner correctement la marchandise pour qu'elle puisse être enlevée et transportée en toute sécurité.)

Répartition des coûts : Payer tous les coûts relatifs à la marchandise jusqu'au point de livraison (mise à disposition) selon A2, excepté ceux qui sont à la charge de l'acheteur en vertu de B9. Autrement dit, le vendeur paie par exemple les frais d'emballage, de manutention interne, etc., jusqu'au moment où la marchandise est disponible pour l'acheteur.

Avis / communications : Informer l'acheteur de tout ce qui est nécessaire pour permettre à ce dernier de prendre livraison. En particulier, donner un avis suffisant à l'acheteur une fois que la marchandise est prête à être retirée, afin que l'acheteur puisse venir l'enlever dans les délais convenus.

Obligations de l'acheteur

Obligations générales : Payer le prix des marchandises tel que prévu au contrat de vente. Fournir tout document ou preuve de paiement requis par le contrat.

Prise de livraison : Prendre livraison de la marchandise dès qu'elle est mise à disposition par le vendeur selon A2, et en a été informé selon A10. L'acheteur doit donc se présenter (ou faire présenter son transporteur) au lieu et à l'heure convenus pour récupérer les biens.

Transfert des risques : Assumer tous les risques de perte ou de dommage sur la marchandise à partir du moment où elle a été livrée selon A2 (mise à disposition). Si l'acheteur ne nomme pas de transporteur ou ne vient pas chercher les marchandises dans le délai convenu, il supporte les risques à partir de la date d'expiration de ce délai (pour autant que la marchandise ait été clairement individualisée comme objet du contrat).

Transport : Conclure à ses propres frais le contrat de transport pour acheminer la marchandise depuis le lieu de livraison. En d'autres termes, l'acheteur organise l'enlèvement et le transport principal de bout en bout, que ce soit via ses propres moyens ou en engageant un transporteur/commissionnaire.

Assurance : Aucune obligation de souscrire une assurance transport vis-à-vis du vendeur. Néanmoins, étant donné que les risques lui incombent dès la prise en charge, il est prudent pour l'acheteur de couvrir l'expédition par une assurance marchandises pour se protéger en cas de sinistre après l'enlèvement.

Preuve de livraison : Fournir au vendeur une preuve appropriée que la livraison a bien été prise en charge. Par exemple, remettre un reçu, un document de prise en charge signé par le transporteur, ou toute preuve convenue attestant que l'acheteur a récupéré la marchandise.

Formalités d'export/import : Accomplir et payer toutes les formalités douanières d'exportation, de transit et d'importation nécessaires. Ceci inclut l'obtention à ses frais de toute licence d'exportation ou d'importation, permis, certificats de sécurité, inspections prélables, et la réalisation des déclarations en douane export dans le pays du vendeur, des éventuelles déclarations de transit en cours de route, ainsi que la déclaration d'importation dans le pays de destination. En somme, l'acheteur agit en déclarant exportateur auprès des douanes du pays d'origine.

Contrôle, emballage, marquage : Aucune obligation particulière vis-à-vis du vendeur. L'acheteur n'a pas à payer ou effectuer de contrôles préalables pour le compte du vendeur. Il accepte l'emballage tel que fourni, sauf accord spécifique contraire. (En pratique, l'acheteur pourrait vouloir inspecter la marchandise à l'enlèvement, mais ce n'est pas une obligation imposée par l'Incoterm).

Répartition des coûts : Payer tous les coûts à partir du moment où la marchandise a été livrée selon A2. Cela inclut notamment : a) les frais de transport principal depuis le point de livraison jusqu'à destination (fret, manutentions, déchargements à l'arrivée…) ; b) les frais d'exportation : droits de douane à l'export, taxes éventuelles à l'exportation, frais de déclaration export, coûts de transit éventuels ; c) les frais d'importation dans le pays d'arrivée : droits de douane à l'import, TVA import, etc., ainsi que tous les frais liés aux formalités douanières d'import ; d) les frais supplémentaires dus à un manquement de sa part – par exemple les coûts engendrés si l'acheteur ne vient pas retirer la marchandise dans les délais ou n'a pas informé le vendeur suffisamment tôt du rendez-vous d'enlèvement (stockage prolongé, re-manutention…). De plus, l'acheteur doit rembourser au vendeur toute dépense que celui-ci aurait engagée en assistant l'acheteur (par exemple frais pour des documents ou informations fournis au titre de A4, A5 ou A7).

Avis / communications : Si l'acheteur a le droit de choisir le moment de l'enlèvement dans une période convenue, ou de désigner un point précis de prise en charge, il doit donner au vendeur un avis suffisant de sa décision. En clair, l'acheteur doit informer le vendeur à l'avance de la date à laquelle le transporteur viendra, ou du point exact où il souhaite prendre livraison (si ces éléments étaient à sa discrétion dans le contrat), afin que le vendeur puisse se préparer à livrer. Une mauvaise communication de l'acheteur sur ce point pourrait l'exposer à des coûts supplémentaires (voir B9d).

Comme on le voit, la liste d'obligations de l'acheteur est longue sous EXW, alors que celle du vendeur est réduite à l'essentiel. EXW est ainsi l'exact opposé de l'Incoterm DDP (Delivered Duty Paid) où le vendeur assume quasiment tout jusqu'à destination. Ce contraste extrême explique pourquoi EXW doit être utilisé avec discernement : l'acheteur doit avoir les compétences et les moyens de gérer toutes ces obligations. Dans la section suivante, nous passerons en revue les erreurs fréquentes que commettent certains opérateurs en choisissant EXW, afin de vous aider à les éviter.

Erreurs fréquentes à éviter

Malgré les mises en garde, certaines erreurs d'utilisation de EXW se répètent sur le terrain. Voici quelques faux pas courants qu'il convient d'éviter :

Utiliser EXW pour de l'export sans préparation : L'erreur la plus répandue est de choisir systématiquement EXW par facilité, y compris pour des ventes à l'étranger, sans considérer les contraintes douanières et logistiques pour l'acheteur. Par exemple, un fabricant peut proposer un devis EXW à un client lointain en pensant se simplifier la vie. Or, si l'acheteur n'est pas rodé aux procédures d'export du pays du vendeur, cela peut tourner à la catastrophe (marchandise bloquée en douane, retards énormes, coûts additionnels, etc.). Solution : Réserver EXW aux ventes domestiques ou aux acheteurs internationalement expérimentés, et sinon proposer un incoterm où vous gérez l'export (FCA, voire FOB/FCA selon le mode de transport).

Ne pas préciser le lieu exact de mise à disposition : Un contrat EXW indiquant seulement "EXW France" ou "EXW entrepôt du vendeur" sans autre détail manque de clarté. L'acheteur pourrait penser que la prise en charge se fait à un endroit, alors que le vendeur en a décidé un autre. Ou bien, en l'absence de précision, le vendeur pourrait choisir un point qui l'arrange (par exemple, le coin de son entrepôt le plus proche de la sortie) même s'il n'est pas idéal pour l'acheteur. Solution : Indiquer précisément le lieu de livraison EXW dans le contrat (adresse complète, et éventuellement point de contact ou horaires) pour éviter tout malentendu et faciliter l'enlèvement.

Oublier de s'accorder sur le chargement : De nombreuses disputes viennent du fait que l'acheteur s'attend à trouver ses marchandises déjà chargées sur le camion à l'arrivée, alors que le vendeur considérait que ce n'était pas son rôle. Par exemple, le transporteur mandaté par l'acheteur arrive, et le vendeur refuse de fournir un cariste pour charger la palette. Ou inversement, le vendeur charge gracieusement et plus tard l'acheteur lui impute un dommage constaté. Solution : Dès la négociation, se mettre d'accord sur qui fait le chargement au départ. Si le vendeur accepte de charger, clarifiez-le par écrit (et pensez aux implications sur le risque, en ajustant éventuellement l'Incoterm ou le contrat). À défaut d'accord, l'acheteur doit prévoir des moyens de chargement adéquats en arrivant.

Négliger l'assurance transport côté acheteur : Sous EXW, le vendeur n'a pas d'obligation d'assurance et l'acheteur prend les risques dès l'enlèvement. Parfois, ni l'un ni l'autre ne souscrit d'assurance cargo, et tout va bien… jusqu'à un accident. Ce n'est qu'après coup que l'acheteur réalise qu'il aurait dû assurer, et il peut essayer de se retourner injustement contre le vendeur. Solution : L'acheteur doit systématiquement envisager une assurance pour couvrir le trajet à partir de l'usine du vendeur. Si vous êtes vendeur, vous pouvez rappeler à votre client (dans un esprit de conseil) qu'il lui incombe d'assurer la marchandise après enlèvement, afin d'éviter les mauvaises surprises.

Accepter un crédit documentaire incompatible avec EXW : Comme vu précédemment, si le paiement est sous L/C (lettre de crédit) et qu'il requiert des documents de transport que le vendeur ne peut obtenir (connaissement maritime, certificat d'embarquement, etc.), le vendeur s'expose à ne pas pouvoir encaisser son paiement. Par inexpérience, certains acceptent ces conditions bancaires en EXW. Solution : Adapter les termes du crédit documentaire à l'Incoterm utilisé. Par exemple, sous EXW, exiger que la lettre de crédit demande comme documents un certificat de prise en charge signé par le transporteur chez le vendeur, plutôt qu'un connaissement émis au port de départ (que le vendeur n'aura pas en main). Mieux encore, éviter EXW si un crédit documentaire est impliqué, ou utiliser un intermédiaire (transitaire neutre) qui émettra un document pour le vendeur.

Penser que EXW dégage totalement le vendeur de toute formalité : Sur le papier, le vendeur n'effectue pas le dédouanement export en EXW. Mais dans la pratique, selon les pays, le vendeur peut être sollicité par les douanes locales même en EXW. Par exemple, la douane peut considérer le vendeur comme « exportateur réel » aux fins statistiques ou de contrôle. Si le vendeur refuse catégoriquement d'aider sous prétexte d'EXW, l'export peut être bloqué. Cette attitude est une erreur. Solution : Même en EXW, restez coopératif pour fournir informations ou assistance raisonnable à l'acheteur pour l'export. Ne laissez pas l'acheteur seul face aux autorités si votre intervention peut débloquer la situation (fournir un numéro EORI, une facture conforme, etc.). Votre contrat peut stipuler que toute assistance exceptionnelle sera aux frais de l'acheteur, mais prévoyez-la.

En évitant ces écueils, vous réduirez fortement les problèmes liés à EXW. La section suivante vous donnera des bonnes pratiques pour tirer le meilleur parti de cet Incoterm lorsque vous choisissez de l'utiliser.

Bonnes pratiques

Si malgré ses limites EXW reste le choix retenu pour une transaction, il convient d'appliquer certaines bonnes pratiques pour sécuriser l'opération et préserver la relation commerciale. Voici nos conseils clés :

Réservez EXW aux bonnes situations : Utilisez de préférence EXW pour les ventes nationales ou régionales, ou lorsque votre acheteur dispose d'une forte expertise logistique et douanière locale. Pour les exportations lointaines ou complexes, envisagez franchement d'autres Incoterms plus appropriés (comme FCA, CPT, DAP…) quitte à prendre en charge un peu plus de responsabilités. En résumé, ne choisissez EXW que si l'acheteur est en mesure d'assumer pleinement son rôle, sinon votre vente risque de se compliquer inutilement.

Communiquez étroitement avec l'acheteur sur l'enlèvement : Une fois la commande prête, informez rapidement l'acheteur de la disponibilité des marchandises et coordonnez-vous sur la date, l'heure et le point de retrait exact. Établissez un contact direct entre votre entrepôt et le transporteur de l'acheteur si possible. Plus la coordination est bonne, moins il y a de risque de quiproquo le jour J. N'hésitez pas à rappeler à l'acheteur les modalités d'accès à vos locaux (horaires de chargement, gabarit de camions accepté, équipements présents ou non sur place pour l'aider, etc.).

Documentez la prise en charge : Prévoyez un petit formalisme lors de l'enlèvement : par exemple, faire signer un bon d'enlèvement ou un récépissé par le chauffeur qui vient retirer la marchandise. Ce document daté et signé servira de preuve de livraison (preuve que l'acheteur a bien reçu la marchandise) et pourra être utile en cas de litige ou pour la libération du paiement. Fournissez à l'acheteur une copie de ce document pour ses propres besoins logistiques.

Clarifiez l'aspect chargement dès le départ : Comme mentionné dans les erreurs à éviter, accordez-vous par écrit sur la question du chargement. Si vous êtes vendeur et acceptez de charger les marchandises sur le camion de l'acheteur, indiquez-le (par exemple « EXW (locaux du vendeur) chargé sur camion par le vendeur » pour lever l'ambiguïté, même si juridiquement cela s'éloigne d'un EXW standard). Cela permet de rassurer l'acheteur et de vous couvrir quant à la responsabilité pendant le chargement (vous pouvez stipuler que le risque pendant le chargement reste à l'acheteur, ou au contraire que vous le prenez en charge – cette dernière option équivaut en fait à un FCA).

Anticipez les formalités douanières : Si vous vendez en EXW à un client étranger, ne disparaissez pas une fois la marchandise enlevée. Restez en support en fournissant rapidement tout document dont l'acheteur pourrait avoir besoin pour les douanes (facture originale, certificat d'origine, fiche produit pour le code douane, etc.). Convenez à l'avance que l'acheteur vous enverra la preuve de dédouanement export (copie du document de sortie visé) dès qu'elle sera disponible, pour vos archives. De votre côté, tenez un registre des ventes export EXW et relancez l'acheteur si vous n'avez pas reçu les justificatifs dans un délai raisonnable (par exemple 1 mois). C'est important pour la conformité TVA et la gestion du risque fiscal.

Conseillez l'acheteur si nécessaire : Parfois, surtout avec des PME moins expérimentées, votre client ne mesure pas tout ce que EXW implique pour lui. Sans le brusquer, jouez un rôle de conseil. Expliquez-lui par exemple qu'il devra mandater un transitaire pour exporter, ou obtenir tel numéro d'enregistrement. S'il semble dépassé, proposez-lui éventuellement de passer sur un autre Incoterm où vous gérerez l'export (moyennant ajustement de prix) – cela peut éviter un échec de la vente. Cette approche commerciale vous valorise aux yeux du client et réduit les risques d'accident plus tard.

Évaluez vos offres Incoterms en termes de compétitivité : Dans un appel d'offres international, réfléchissez stratégiquement. Proposer uniquement EXW peut faire fuir certains acheteurs qui comparent avec des offres en CPT ou DDP de concurrents. Il peut être judicieux de fournir plusieurs options de prix : EXW (basique) mais aussi FCA ou DAP en alternative, de sorte que le client voit que vous pouvez prendre en main la logistique si nécessaire. Cela montre de la flexibilité et peut faire la différence pour remporter le contrat.

Envisagez l'incoterm FCA comme alternative par défaut : FCA (Free Carrier) est souvent cité comme la meilleure alternative à EXW pour les exportateurs. Si vous êtes vendeur, sachez que l'ICC recommande FCA au lieu de EXW pour les ventes internationales. FCA à votre adresse signifie que vous vous engagez à charger la marchandise sur le camion du transporteur et à effectuer le dédouanement export. Cela règle d'un coup les problèmes de chargement et de formalités évoqués plus haut. Songez-y pour vos futures négociations : basculer de EXW à FCA peut grandement sécuriser l'opération tout en restant un effort modéré de votre part (il y a des coûts et responsabilités en plus, mais généralement maîtrisables).

En appliquant ces bonnes pratiques, on transforme l'Incoterm EXW d'une source potentielle de conflits en une formule gérable et adaptée à son contexte. L'essentiel est d'avoir conscience des limites d'EXW et de compenser par de la communication, de l'organisation et éventuellement un accompagnement supplémentaire de l'acheteur.

Cas d'usage

Pour illustrer concrètement l'utilisation de EXW et ses écueils, examinons quelques scénarios tirés de situations réelles vécues par des PME :

Cas 1 : Vente domestique en EXW réussie Une petite usine de pièces détachées automobile située à Lyon vend à un client situé en France, à 100 km de là. Les deux parties conviennent d'un EXW : l'acheteur envoie un camion retirer la marchandise à l'usine du vendeur. Le vendeur emballe les pièces sur palette, les met à disposition sur son quai. Le jour convenu, le transporteur de l'acheteur se présente, le vendeur charge la palette avec son chariot élévateur (comme gentillesse, sans que ce soit une obligation stricte). Le bon d'enlèvement est signé. L'acheteur assume ensuite le transport routier et réceptionne les pièces dans son dépôt le jour même. Dans ce scénario local, l'EXW a très bien fonctionné car l'acheteur pouvait facilement gérer le transport et il n'y avait pas de formalités douanières. Le vendeur a apprécié de ne pas avoir à se soucier de la livraison, l'acheteur a apprécié la réactivité (il a pu organiser un retrait selon son planning). Ce cas montre que EXW est parfaitement adapté pour des transactions domestiques ou de proximité, où les deux parties peuvent se coordonner simplement.

Cas 2 : Utilisation d'EXW pour une exportation – difficultés douanières Une PME agroalimentaire en Bretagne vend pour la première fois une commande de confitures artisanales à un distributeur au Canada, sous l'Incoterm EXW. Pensant bien faire, le vendeur choisit EXW pour ne pas « s'embêter » avec l'export. Le transport international est donc à la charge du client canadien, qui mandate un transitaire pour un groupage maritime au départ du Havre. Problème : une fois la marchandise enlevée en Bretagne, le transitaire informe qu'il lui manque des informations pour la douane française, notamment une attestation sanitaire et le code TARIC précis. Le vendeur, n'ayant jamais exporté, doit en urgence fournir ces documents pour que la déclaration export soit possible – il perd du temps à chercher les codes douaniers, contacte la douane, etc. Ensuite, la douane française exige un représentant en douane enregistré pour déposer la déclaration EXW au nom du client canadien, ce qui cause un retard car cela n'avait pas été anticipé. Finalement, l'export se fait mais avec une semaine de délai supplémentaire. Le client canadien, peu habitué aux complexités européennes, est frustré et le vendeur stressé. Ce cas d'usage montre qu'employer EXW pour une première exportation était un choix maladroit : le vendeur aurait pu offrir FCA Le Havre, par exemple, prendre en charge la douane export et éviter ces couacs. Il a appris à ses dépens qu'en export, un EXW peut se retourner contre le vendeur qui reste en support de toute façon mais sans en avoir la maîtrise.

Cas 3 : Sinistre au chargement en EXW – flou sur la responsabilité Une société de machines industrielles vend une grosse machine (2 tonnes sur palette) à un acheteur allemand, sous EXW dans l'usine du vendeur à Lille. L'acheteur envoie un transporteur le jour convenu. Le chargement de la machine sur la remorque nécessite un chariot élévateur de forte capacité, que le transporteur allemand ne possède pas. Le vendeur accepte donc de prêter main-forte et c'est son cariste qui monte la machine sur le camion. Malheureusement, un mouvement brusque endommage une partie électronique de la machine pendant cette opération. La pièce doit être réparée, ce qui engendre 5 000 € de frais. Qui paie ? Selon l'Incoterm EXW, le risque était déjà à l'acheteur, donc en théorie c'est à lui d'assumer les dégâts. Mais l'acheteur proteste car c'est le personnel du vendeur qui a causé l'incident. Pour maintenir la bonne relation, le vendeur fait jouer son assurance entreprise – qui refuse d'indemniser car le contrat d'assurance exclut les dommages survenus sur des biens de tiers hors prestations rémunérées. Au final, le vendeur et l'acheteur se mettent d'accord pour partager les coûts 50/50, mais les deux en gardent une certaine rancœur. Conclusion : ce scénario illustre le flou dangereux lors du chargement en EXW. Pour éviter cela, le vendeur aurait dû préciser dans le contrat qui prend en charge les risques pendant le chargement, ou directement opter pour FCA (ce qui lui aurait donné clairement la responsabilité, et donc la possibilité d'assurer ce risque correctement).

Cas 4 : Difficultés de paiement sous EXW et crédit documentaire Un fabricant de textiles envoie une première commande importante à un client au Moyen-Orient. Par prudence, un paiement par crédit documentaire irrévocable est convenu. Le vendeur choisit EXW car le client a insisté pour gérer le transport aérien. Le LC (Letter of Credit) stipule que le vendeur doit présenter un connaissement aérien (LTA) comme pièce pour être payé. Or, en EXW, le connaissement (airway bill) est émis par la compagnie aérienne au nom du transitaire du client. À l'expédition, le vendeur se rend compte qu'il n'a pas la main sur le document de transport principal. Le transitaire finit par lui envoyer une copie de la LTA, mais celle-ci est au nom de l'acheteur et comporte des informations non conformes aux termes du crédit documentaire. La banque refuse le document en première présentation. Le vendeur devra négocier une modification du LC en catastrophe, ce qui retarde le paiement d'un mois et génère des frais bancaires supplémentaires. Cet exemple montre qu'un EXW combiné à un crédit documentaire peut poser des problèmes sérieux. La leçon : aligner les conditions de paiement et l'Incoterm dès le départ (ici, il aurait mieux valu que le LC demande un certificat de prise en charge à l'usine plutôt qu'une LTA, ou bien utiliser FCA aéroport et obtenir une LTA au nom du vendeur).

Chaque cas d'usage met en lumière des problèmes spécifiques d'EXW et confirme les conseils donnés plus haut. EXW n'est pas mauvais en soi, mais il doit être réservé aux cas simples ou parfaitement maîtrisés, faute de quoi ses faiblesses peuvent coûter cher.

FAQ

Q : L'Incoterm EXW signifie-t-il que le vendeur n'a rien d'autre à faire que préparer la marchandise ? R : Essentiellement oui, le vendeur sous EXW doit fournir la marchandise conforme, dûment emballée, et la mettre à disposition de l'acheteur au lieu et moment convenus. Il n'a pas à organiser le transport principal, ni le dédouanement export, ni l'assurance. Cependant, il doit tout de même assister l'acheteur sur demande pour des informations ou documents (par exemple fournir une facture pro forma, des documents techniques pour la douane, etc.). Et bien sûr, le vendeur doit notifier l'acheteur quand la marchandise est prête à être enlevée. En dehors de ces aspects, toutes les autres étapes sont à la charge de l'acheteur.

Q : En EXW, le vendeur doit-il charger la marchandise sur le camion de l'acheteur ? R : Non, le contrat EXW n'oblige pas le vendeur à charger la marchandise. La règle « Ex Works » précise même « non chargée sur le véhicule collecteur ». Donc par défaut, le vendeur prépare la marchandise mais l'acheteur (ou son transporteur) doit procéder lui-même au chargement. Cependant, dans la pratique, il n'est pas rare que le vendeur donne un coup de main avec ses moyens de manutention, surtout s'il a l'équipement adapté sur place. C'est une facilité accordée, pas un droit de l'acheteur. Si le chargement par le vendeur est prévu et important pour l'acheteur, il vaut mieux passer sur l'Incoterm FCA (Free Carrier) où le vendeur s'engage à charger au départ.

Q : Qui est responsable du dédouanement à l'export avec un Incoterm EXW ? R : C'est l'acheteur (ou son représentant) qui doit prendre en charge les formalités d'exportation dans le pays du vendeur. Le vendeur n'a aucune obligation de faire la déclaration en douane export ni d'obtenir les licences d'export – c'est une grande différence avec la plupart des autres Incoterms. En pratique toutefois, l'acheteur étant à l'étranger, il doit mandater un transitaire en douane dans le pays du vendeur pour réaliser ces formalités en son nom. Cela peut être complexe, voire impossible dans certains pays qui exigent que l'exportateur dans la déclaration soit une entité locale. Ainsi, même si EXW indique "acheteur responsable de l'export", la réalité juridique et administrative peut imposer que le vendeur intervienne. C'est pour cela que EXW est déconseillé pour l'exportation : un Incoterm comme FCA, où le vendeur fait le dédouanement export, évite ces écueils.

Q : Dans quels cas l'EXW est-il conseillé ou au contraire à éviter ? R : EXW est conseillé pour des ventes nationales (ou de proximité), par exemple si votre client envoie son camion retirer la marchandise chez vous et qu'il n'y a pas de douane à gérer. C'est aussi envisageable pour des exportations intra-groupe (filiales) où l'acheteur maîtrise parfaitement la logistique au départ. En revanche, EXW est à éviter pour la plupart des ventes internationales à des tiers : l'expérience montre que cela cause des retards et complications si l'acheteur n'est pas un expert du pays d'origine. De plus, certains transitaires refusent de prendre en charge une exportation sous EXW sans implication du vendeur, par souci de conformité. En résumé, utilisez EXW pour le marché intérieur ou frontalier, et pour l'exportation préférez un incoterm où vous gérez l'exportation (FCA au minimum).

Q : Quelles alternatives à EXW existent si on veut limiter les obligations du vendeur tout en sécurisant l'exportation ? R : L'alternative souvent recommandée est FCA (Free Carrier). Avec FCA, le vendeur accepte de dédouaner la marchandise à l'export et de la remettre au transporteur de l'acheteur (soit dans ses locaux en chargeant sur le camion, soit en un autre lieu convenu). Ainsi, le vendeur prend en charge deux éléments cruciaux qui posent problème en EXW : le chargement initial et la déclaration export. Pour le reste (transport principal, risques après remise au transporteur, importation), l'acheteur reste responsable comme en EXW. FCA offre donc un meilleur équilibre. Une autre alternative, si le transport se fait par mer et que l'acheteur veut contrôler la suite, est FOB (Free On Board) pour les expéditions maritimes : le vendeur charge et exporte jusqu'au port d'embarquement, l'acheteur prend le relais à bord du navire. En bref, FCA (ou FOB en maritime) est le choix judicieux pour remplacer EXW dans la plupart des cas d'exportation, afin de sécuriser les opérations tout en ne déchargeant pas l'acheteur de ses responsabilités au-delà du point de départ.

Q : EXW est-il moins cher que les autres Incoterms pour l'acheteur ? R : Sur le papier, un prix EXW sera plus bas qu'un prix en FCA, CPT ou DDP, car il n'inclut aucun service logistique. Cependant, cela ne signifie pas que l'acheteur paiera moins au final. L'acheteur devra supporter tous les coûts de transport, assurance, douanes, qu'un vendeur aurait éventuellement mutualisés ou optimisés s'il s'en était chargé. En outre, un vendeur peut parfois obtenir de meilleurs tarifs de transport grâce à son volume ou à son réseau, alors qu'un acheteur isolé paiera plus cher. Donc EXW transfère les coûts sans nécessairement les réduire. Pour un acheteur non préparé, les dépenses totales (prix EXW + logistique) peuvent même être supérieures à une offre vendeur en condition livrée. Il faut donc que l'acheteur calcule bien le coût complet rendu destination pour comparer les offres sur des bases équivalentes. EXW n'est avantageux pour l'acheteur que s'il a la capacité d'organiser le transport efficacement et à bon prix de son côté.

Conclusion

EXW (Ex Works) est un Incoterm radical dans la répartition des obligations : le vendeur remet la marchandise à disposition départ entrepôt, puis l'acheteur prend en charge tout le reste.

Cette formule extrême peut convenir dans des contextes simples (ventes locales, clients aguerris logistiquement), offrant au vendeur une simplicité administrative appréciable.

Cependant, comme nous l'avons détaillé, l'EXW est à manier avec une grande prudence dès qu'on sort du cadre domestique. Les risques liés au chargement, aux douanes, à la TVA, aux documents de transport ou encore à la satisfaction client doivent être soigneusement pesés. En 2020, la CCI elle-même a souligné que l'usage de EXW pour l'exportation était problématique, en recommandant plutôt FCA pour les ventes internationales. En tant qu'entreprise orientée PME/ETI, vous devez donc évaluer si déléguer toutes les obligations à votre acheteur sert réellement vos intérêts sur le long terme.

Dans bien des cas, offrir un minimum d'assistance supplémentaire (ne serait-ce que le dédouanement export ou l'organisation du transport jusqu'à un hub convenu) sécurisera la transaction et améliorera la relation commerciale sans vous imposer un fardeau excessif. En conclusion, l'Incoterm EXW doit être utilisé en connaissance de cause : c'est un excellent choix pour une vente « à emporter » sur le marché intérieur, mais un choix potentiellement risqué pour une expédition internationale. Assurez-vous d'en connaître toutes les implications, informez clairement votre partenaire commercial de ce qu'il devra gérer, et n'hésitez pas à proposer des alternatives plus adaptées (FCA, FOB, etc.) lorsque la situation l'exige.

Cette approche pragmatique vous permettra d'éviter les pièges de EXW tout en conservant la confiance de vos clients et partenaires à l'export.

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